设备（含材料）类采购合同管理实施细则（试行）
（2024年8月29日）
第一条 为规范学校设备（含材料）采购合同的管理，确保采购活动的合法、有序进行，提高采购效率和质量，根据《中华人民共和国招标投标法》等法律法规和《中国地质大学（武汉）合同管理办法》（地大校办发【2020】30号）的规定，结合学校工作实际，特制定本实施细则。
第二条 本细则适用于实验室与设备管理处归口管理的设备及其耗材、软件等业务采购合同的管理。
第三条 设备（含材料）采购合同（以下简称“设备采购合同”）管理应遵循公平、公正、诚实、信用的原则，确保合同内容的合法性和有效性。
第四条 实验室与设备管理处是设备采购合同的归口管理部门。负责业务范围内合同范本的制定，相关合同的登记、审核、签署、备案、监督、检查等工作。根据实际需要，对国内采购合同与进口供货及技术服务协议实行分类管理，并根据合同标的额实行分级审批。“中国地质大学（武汉）实验室与设备管理处合同专用章”是经学校批准刻制的业务合同专用章，由专人负责保管使用。
第五条 合同承办单位应指定专人为合同承办人，负责合同洽谈、起草、订立、送审、履行、变更、终止、归档、保密管理、风险防控、纠纷处理等工作，合同承办单位对所签合同的真实性、可行性、合法性、合规性、合理性负责，对合同的订立和履行进行督办管理。
第六条 合同签订。
（一）合同承办人应根据采购需求，制定详细的采购计划，明确采购设备（含材料）的名称、规格、数量、价格、交货期限等关键要素；
（二）合同订立前，合同承办人应对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等进行资质审查，并应收集、保存相关资料，确保其具备履行合同的能力；
（三）合同订立时，合同承办人应按照学校设备（含材料）采购合同范本（相关条款可以根据实际情况进行适当修改），与供应商进行充分协商后签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保合同条款的完整性和准确性。
第七条 合同审核。
合同审核根据合同标的额实行分级审核。
（一）重大设备（含材料）采购合同（合同标的额≥50万元）。合同承办人须将承办单位审核同意的合同文本及其附件电子版发送至实验室与设备管理处，同时提交纸质版。合同承办人需对合同内容签字确认，并对合同具体条款负责。实验室与设备管理处业务审核通过后，提交至学校办公网，由财务与资产管理部、学校依法治校工作办公室进行经济合同审核。通过后根据学校党政议事规则，需集体研究决定的，需提交校务会议或党委会审议，审议通过后才能签订合同，无需集体研究决定的，分别报分管校领导和学校法定代表人审定后签订合同，并加盖学校名称章。
（二）招标非重大设备（含材料）采购合同。合同承办人须将承办单位审核同意的合同文本及其附件电子版发送至实验室与设备管理处，同时提交纸质版。实验室与设备管理处主要负责人审核签署后，加盖“中国地质大学（武汉）实验室与设备管理处合同专用章”。
（三）一般设备（含材料）采购合同。合同承办人须将承办单位审核同意的合同文本及其附件纸质版提交至实验室与设备管理处，经登记备案后，加盖“中国地质大学（武汉）实验室与设备管理处合同专用章”。
进口设备（含材料）采购在履行完上述程序之后，由实验室与设备管理处委托经遴选的外贸代理公司与合同承办单位签订进口仪器设备外贸代理协议，并负责办理仪器设备的进口免税相关文件及手续。合同承办单位协助提供说明材料等。外贸代理公司根据委托代理协议办理进口相关事宜。
第八条 合同履行。
（一）合同生效后，合同承办人及承办单位应实时监控合同履行过程，对合同履行相关重要事实进行书面记录，并及时收集和保存相关文件、材料。供应商须按照合同约定交付设备（含材料），如发现采购设备（含材料）不符合合同约定的质量标准或技术要求，合同承办人应及时与供应商沟通，要求其进行整改或更换。合同承办人是合同履行的具体负责人，须注意防范合同履行过程中的法律风险。
（二）设备经过安装、调试并稳定运行后，可组织设备验收。验收通过后方可执行资金结算。合同的资金结算必须通过学校财务与资产部进行。合同条款中列明支付方式，合同承办人应根据合同条款执行合同付款计划。合同付款计划原则上不得更改，如因特殊原因确需调整，合同承办单位需出具情况说明，经单位主要负责人签字、加盖公章后，按照原合同审核签章流程签订补充协议，完成后后方可办理付款流程。
（三）在合同履行过程中，如发生不可抗力或其他导致合同无法履行的情形，合同承办单位应积极与对方协商解决；出现争议，或发现可能严重影响合同履行的情况，合同承办人应根据合同分类，第一时间向合同承办单位、实验室与设备处或学校依法治校工作办公室报告，必要时通过法律途径解决。
第九条 合同变更与解除。
（一）在符合法律、法规和学校规定的前提下，如需变更合同条款，应经双方协商一致，出具书面函件，根据原合同分级报告至实验室与设备管理处和学校依法治校工作办公室，审核通过后方可变更，签订补充协议。
（二）如因供需双方协商一致或法律、法规规定的情形导致合同解除，合同承办单位根据原合同分级报告至实验室与设备管理处和学校依法治校工作办公室，并完成相关解除手续。
（三）合同归档。实验室与设备管理处负责保管好合同签订、履行和纠纷处理过程中的全部原始文件资料，建立设备（含材料）合同档案，按照五大类（非招标采购国内（不办理免税）设备合同、非招标采购进口（需办理免税）设备协议、招标采购国内（不需办理免税）设备合同、招标采购进口（需办理免税）设备协议、中央政府采购合同）分类归档。合同原件编号登记，指定专人保管，一般不得外借。
本实施细则由实验室与设备管理处负责解释，自2024年9月1日起试行。
